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NISTE GMBH

Februar 2024
Logo_niste

Das Unternehmen

Der Ansporn für die Gründung von niste war die Liebe zur Schönheit im Raum. Das Unternehmen von Nicole Niederberger bietet Kund:innen in seinem knapp 200 m2 grossen Concept Store in Kriens und einem Onlineshop ein sorgfältig ausgewähltes Sortiment an Möbeln, Wohnaccessoires, Lifestyle-Produkten, Kindersachen und Gourmet-Produkten.

Gemäss dem Slogan „creative simplicity“ liegt der Fokus von niste auf Slow Living und nachhaltig produzierten Produkten in hoher Qualität.

Die Ausgangslage

Niste ist über 9 Jahre stetig gewachsen. In dieser Zeit haben sich immer mehr Systeme und Tools angesammelt, die nur eingeschränkt aufeinander abgestimmt waren.
Dies führte unter anderem zu folgenden Problemen bei

Warenwirtschaft

Weil ein ERP-System fehlte, nutzte das Team von niste die E-Commerce-Lösung WooCommerce für die Warenwirtschaft. Angesichts unterschiedlicher Lagerorte für Onlineshop, Concept-Store und Pop-up-Stores stellte dies eine administrative Herausforderung dar.

Lieferanten-bestellungen

Lieferantenbestellungen wurden per E-Mail und mithilfe von Excel- sowie Word-Dokumenten abgewickelt. Dadurch fiel es schwer, Pakete richtig zuzuordnen. Der Aufwand für die Überprüfung der Ware, das manuelle Einbuchen in das E-Commerce-System und den Etikettendruck war gross.

Buchhaltung

In der Buchhaltung mussten Zahlungen aus verschiedenen Kanälen händisch abgeglichen und verbucht werden.

Lager und Logistik

Es existierten weder Rüstlisten für den Paketversand noch Lagerplätze, die klar Artikeln zugeordnet waren.

Versanddienstleister

Weil eine Anbindung an einen Versanddienstleister fehlte, mussten Versandetiketten manuell über WooCommerce gedruckt werden.

Zeiterfassung

Für die Arbeitszeiterfassung kam ein weiteres Tool zum Einsatz. Die Stundenabrechnung für die Lohnbuchhaltung musste manuell erledigt werden.

Wir haben zunehmend gemerkt, dass nicht alles optimal miteinander vernetzt war. Viele Vorgänge, ob im Versand, im Bestellwesen oder in der Buchhaltung, waren mit hohem Aufwand verbunden. Zuerst haben wir angefangen, einzelne Bereiche zu optimieren.

Aber das hat nur punktuell Abhilfe geschaffen. Also haben wir uns an digiloz gewandt.

Nicole Niederberger
Geschäftsführerin
Nicole Niederberger

analysieren, umsetzen und optimieren

Ziel war es, alle Arbeitsprozesse von der Lieferantenbestellung bis zum Paketversand zu digitalisieren, die Kassenlösung im Store und für wiederkehrende Pop-up-Stores in den Digitalisierungsprozess einzubinden und den bestehenden Onlineshop besser in den Gesamtworkflow zu integrieren.

Samuel Basler
Co-founder digiloz ag

 

Alles beginnt mit einer guten Analyse

  • Einführung eines übergeordneten ERP-Systems (Xentral)

  • Einrichtung direkter Schnittstellen für den Onlineshop und die Buchhaltung

  • Standardisierung und Automatisierung aller Arbeitsprozesse mittels ERP-System

Der Mehrwert für die niste GmbH

Zusammengefasst sind alle wichtigen Daten an einem Ort abrufbar. Die Arbeitsprozesse sind transparent, effizient und deutlich weniger fehleranfällig als früher. So sparen Mitarbeitende viel Zeit und Kund:innen profitieren von reibungslosen Abläufen.
Aktuell befinden wir uns in der Optimierungsphase.
Viele Umsetzungsprozesse sind schon abgeschlossen, aber in manchen Bereichen sind noch Optimierungen notwendig.

Alles auf einer Plattform

Statt mit vielen verschiedenen Tools zu arbeiten, die einen grossen Systemaufwand mit sich bringen, können Nicole und ihr Team nun alle Prozesse in einem System (Xentral) durchführen: Xentral ist über eine standardisierte Schnittstelle (API) mit dem Onlineshop (WooCommerce) sowie dem Buchhaltungsprogramm (AbaNinja) verbunden und kommuniziert bidirektional. Die Kasse im Concept- oder Pop-up-Store ist direkt in Xentral integriert und bucht alle Belege digital, egal welche Zahlungsmethode ausgewählt wird.

Bestellungen effizient Verarbeiten

Lieferantenbestellungen werden in Xentral erfasst und direkt aus dem System an den jeweiligen Lieferanten versendet. Die Auftragsbestätigungen von Lieferanten sind mit dem jeweiligen Liefertermin bei den Bestellungen hinterlegt. Alle offenen Bestellungen finden Nicole und ihr Team unter „Paketannahme“. Bei einer Lieferantenlieferung veranlasst das System automatisch den Druck der richtigen Menge an Artikeletiketten.

Online & Offline verkaufen

Der Status von Bestellungen aus verschiedenen Vertriebskanälen wird mithilfe eines Ampelsystems angezeigt. Ist die Ware vorrätig und hat der/die Kund:in bezahlt, werden Bestellungen automatisch ans Versandzentrum weitergeleitet. Dort können Mitarbeitende Artikel für den Versand bereitstellen. Durch die direkte Anbindung von Xentral an den Versanddienstleister (Post.CH) wird automatisch eine Versandetikette erstellt und die Abholung des Pakets veranlasst.

Buchhaltung

Die Buchhaltungssoftware (AbaNinja) ist direkt mit Xentral verbunden. Dadurch werden Debitoren- und Kreditorenrechnungen automatisiert erstellt und zugeordnet. Es sind nur noch geringfügige manuelle Eingriffe notwendig.

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung der Mitarbeitenden kann über ein Webinterface oder über eine App auf dem Smartphone erledigt werden.

Datenanalyse

Ob Umsatz- oder Lagerstatistik, Berichte lassen sich mit einem Klick abrufen und individuell anpassen.

Schlusswort - niste GmbH

Wir sind noch nicht am Ende angelangt, aber der Mehrwert ist jetzt schon deutlich erkennbar. Ob Lagerverwaltung oder komplette Auftragsabwicklung, wir können mit einem System arbeiten und müssen nicht mehr auf Excel oder Ähnliches zurückgreifen. Das merken unsere Kund:innen auch. Und auch wenn wir aktuell noch mit Optimierungsprozessen beschäftigt sind, sehen wir bereits, wie viel Zeit wir langfristig sparen. Ich kann mich jetzt zunehmend auf die Entwicklung von niste konzentrieren und das operative Geschäft mehr und mehr den Mitarbeitenden überlassen. Digiloz können wir uneingeschränkt weiterempfehlen.

Nicole Niederberger
Geschäftsführerin
Concept Store5
"Als langjähriger Partner von digiloz bin ich begeistert von der Transformation, die wir durch ihre innovativen Lösungen erleben durften. Der digitale Wandel hat unsere Branche grundlegend verändert, und Digiloz hat uns dabei geholfen, Schritt zu halten und neue Möglichkeiten zu erkunden. Ihre Expertise und Leidenschaft für Technologie haben nicht nur unsere Effizienz gesteigert.
 
Ich freue mich darauf, weiterhin mit digiloz zusammenzuarbeiten und die Chancen des digitalen Wandels in der Architekturbranche voll auszuschöpfen. Ihre Vision und ihr Engagement sind beeindruckend, und ich kann es kaum erwarten, zu sehen, welche innovativen Lösungen sie als nächstes bereithalten."
Wir haben mit der digiloz ag bei der Prozessoptimierung eines neuen ERP-System mit E-Shop Anbindung für den Schweizer Markt zusammengearbeitet. Wir sind mit der Umsetzung, der Aufgabenstellung und den konkreten Projektergebnissen sehr zufrieden. Wir konnten unsere Prozesse vom Einkauf bis zum Versand inkl. der Kassensysteme in unseren Stores erfolgreich optimieren. Wir können die digiloz ag uneingeschränkt empfehlen.
digiloz ist ein professioneller Partner mit aktuellen Inputs zum Thema Digitalisierung mit einer gesunden Portion Menschlichkeit in der Vermittlung der teilweise trockenen Inhalte. Der Wissensstand und das Interesse ist über alle Generationen und Hierarchiestufen unterschiedlich, dabei hat der offene Austausch geholfen Ängste abzubauen, Basiswissen aufzubauen und unsere Teams zu stärken.
Iwan Scherer Nicole Niederberger Adi Stuber
Iwan Scherer, Inhaber @ ARCHBAU
Nicole Niederberger, Geschäftsführerin @niste GmbH
Adi Stuber, Vizedirektor @Olma Messen

Lass uns herausfinden, wie wir deinen digitalen Massanzug perfekt auf

dich zuschneiden können.

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