Slack in der Unternehmenskommunikation

Slack ist ein webbasierter Instant Messaging-Dienst, der sich vor allem für die Kommunikation in Arbeitsgruppen eignet und dessen Beliebtheit rasant ansteigt. Bereits 2014, nur ein Jahr nach der Gründung des Unternehmens, nutzten schon rund 750.000 Arbeitsgruppen das Tool und 2016 stieg die Zahl der Nutzer auf 2.3 Millionen. Viele Teams ziehen Slack der herkömmlichen Organisation durch E-Mails vor. Doch woran liegt das

Bessere Organisation und fokussiertes Arbeiten

 Die wichtigste Slack-Funktionalität ist die Erstellung von Kanälen und Gruppen, durch die der Nachrichtenaustausch zu einem Projekt oder Thema erfolgen kann. Es ist auch möglich, private Nachrichten mit nur einer Person auszutauschen, einen privaten Kanal zu erstellen, zu dem nicht jeder Zugang hat, oder Einzel- und Gruppenanrufe durchzuführen. Die Nachrichten werden archiviert und sind durchsuchbar. So werden die Vorteile eines E-Mail-Dienstes mit der Einfachheit von Instant Messaging verbunden. Bei E-Mail-Diensten ist die Einrichtung von Filtern und Regeln, um Mails in Ordner einzuteilen, zeitaufwändig, während eine solche Organisation durch die Slack-Kanäle gegeben ist. Zudem können schnell eigene Kanäle oder private Chats zur Besprechung wichtiger Themen eröffnet werden. Das ermöglicht ein konzentriertes und zielgerichtetes Arbeiten ohne die Störung durch irrelevante oder Spam-Mails.

Gemeinsame Verwaltung von Dokumenten

 Neben der Kommunikation ist über den Messaging-Dienst auch der Austausch von Dokumenten möglich. Dazu kann man das Tool mit verschiedenen Online-Diensten, wie GitHub, Box, Dropbox oder Google Drive, die üblicherweise für die gemeinsame Verwaltung von Dateien verwendet werden, verknüpfen. Allerdings kommt dies zu einem Preis: In der kostenfreien Version ist der Speicher für ein Team auf 5GB begrenzt und es können nur 10 weitere Apps eingebunden werden. Für 8$ pro Monat und Person wird die Limitierung der Dritt-Dienste und der archivierten Nachrichten aufgehoben und ausserdem erhält man 10GB Speicherplatz pro Mitglied. Für 15$ kann man den Speicherplatz noch einmal auf 20GB erhöhen. Das Teilen von Dokumenten ist ein klarer Vorteil gegenüber E-Mails, über die man zumeist nur Anhänge versenden kann. Bearbeitungsverläufe oder Aufgaben sind durch das Einbinden von Dritt-Diensten ebenfalls einsehbar.

Wie steht es mit Sicherheit und Verlässlichkeit?

 In der Ausführung für 15$ erhält man einen Rund-Um-Die-Uhr-Support und beide kostenpflichtige Versionen bieten verschiedene Mechanismen zur Authentifizierung. Somit erhält man zumindest gegen ein Entgelt dieselbe Sicherheit und Verlässlichkeit, wie auch bei der Kommunikation per E-Mail – diese sind allerdings meist kostenfrei. Aufgrund der Vorteile von Instant Messaging und gemeinsamer Dokumentenverwaltung ist Slack E-Mails dennoch überlegen. Allerdings fehlt der formale Charakter, sodass man Nachrichten von legaler Konsequenz für das Unternehmen, zumindest vorerst, doch auch noch per E-Mail abklären sollte.