Lost In Space – verloren in der digitalen Welt?

Für viele Mitarbeiter ist die Digitalisierung eher ein Schreckgespenst denn ein Hilfsmittel

Wir werden in allen Bereichen umworben von unerschöpflichen Mengen an Programmen und Anwendungen, die ein Leben versprechen, in dem wir uns um (fast) gar nichts mehr selbst kümmern müssen. Das gilt für den privaten Bereich mit Tausenden von Apps bis hin zur ständigen Aktivitätskontrolle, die uns die Entscheidung abnehmen will, ob wir nun joggen oder schwimmen gehen sollen. Mit noch grösserer Aggressivität wird auf Firmen und Unternehmen zugegangen. Diesen wird die Entwicklung einer Strategie ans Herz gelegt, die im Grunde alle Prozesse automatisieren soll, so dass eigentlich keine Mitarbeiter mehr gebraucht werden. Das sind jedenfalls die Gespenster, die viele Mitarbeiter zurückschrecken lassen.

Doch was ist wirklich dran an diesen Bedrohungen?

Viele Unternehmen versuchen natürlich, mit automatisierten Prozessen hohe Personalkosten einzusparen. Ob das allerdings in erster Linie erstrebenswert ist, ist eine ganz andere Frage. Die Erfahrung der letzten Jahre, in denen ja schon einiges an Digitalisierung in den Unternehmen durchgeführt worden ist, zeigt: In den meisten Fällen ist eine Einsparung nur in dem Sinne erfolgreich, dass durch digitale Hilfsmittel ungeliebte Routinearbeiten verschwunden sind. Dabei werden Ressourcen frei, die von den Mitarbeitern für anspruchsvollere Tätigkeiten genutzt werden können. Wenn die Mitarbeiter diese Erfahrung machen können, werden sie auch ihre Ängste verlieren und eigenständig Potentiale aufspüren, wo weitere Routinen durch digitale Prozesse ersetzt werden können. So kann die Bedrohung zur Möglichkeit gewandelt werden, den eigenen Arbeitsplatz aktiv zu gestalten und Kreativität freizusetzen, die letztlich wiederum dem Unternehmen nutzt. Eine der wichtigsten Elemente bei der Einführung digitaler Prozesse ist daher die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Diese sollte auch ganz am Anfang von Veränderungsprozessen stehen, so dass die Mitarbeiter nicht vor vollendeten Konzepten stehen, sondern aktiv mitgestalten können. Schliesslich sind diese Experten für ihren Arbeitsbereich, wie sie die IT-Abteilung oder das Management nie sein können.

Einführung digitaler Prozesse in Form eines Projektes

Um diese so wichtige Kommunikation durchzuführen, hat es sich bewährt, eine entsprechende Einführung in Form eines Projektes durchzuführen. So wird es ermöglicht, von vornherein die wichtigsten Voraussetzungen zu schaffen, einen positiven Einstieg in die Digitalisierung zu schaffen. Dazu gehört die Evaluierung, was überhaupt für das einzelne Unternehmen sinnvoll und lohnend sein kann. So ist es erst möglich, eine Priorisierung aufzustellen, welche Schritte durchzuführen sind. Auf diese Weise kann man Unter- und Teilprojekte definieren, die dem bedrohlich wirkenden Durcheinander von Aufgaben in einzelne Schritte aufspalten. Die Kommunikation dieser Schritte nimmt den Mitarbeitern die Angst vor der Veränderung und zeigt ihnen auf, welche Vorteile die Prozesse jedem Einzelnen bringen können. So wird das Gefühl vermittelt, der Veränderung nicht hilflos ausgeliefert zu sein. Im Gegenteil bleibt man Herr der Arbeitsprozesse und wirkt an ihrer Gestaltung mit. Dazu gehört unbedingt die Installation von Möglichkeiten, auch nach einer Programmierung weiter an der Gestaltung mitzuwirken. Schliesslich werden immer wieder während der täglichen Anwendung der digitalen Prozesse Defizite deutlich, die bei der Entwicklung nicht berücksichtigt worden sind. Hier das Gefühl zu vermitteln, weiterhin einbezogen zu sein, ist Teil einer erfolgreichen Kommunikation zur Akzeptanz der digitalisierten Prozesse, die letztlich immer Hilfsmittel und nicht Herrscher sind. Mit zunehmender Versachlichung der digitalen „Bedrohung“ werden sich die Mitarbeiter mit der Optimierung der Prozesse besser identifizieren können. Im Ergebnis stehen dann im besten Falle sogar zufriedenere Mitarbeiter, die gerne zu einem verbesserten Betriebsergebnis beitragen.